Assemblée Générale 2021

OLES JAPON
LA SOLIDARITÉ EN ACTION
Liberté, Égalité, Fraternité et Solidarité
CONVOCATION
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE OLES JAPON 19 MARS 2021

Selon l’Article 6 de ses statuts et paragraphes suivants et par décision du Conseil d’Administration qui s’est tenu le 18 décembre 2020 (Art.6-5) vous êtes invités, en tant qu’adhérent à jour de votre cotisation, à participer à l’Assemblée Générale Annuelle de l’OLES Japon qui aura lieu :

Vendredi 19 mars 2021 de 17h30 à 20h30 (en ligne)

Nous pensons très sincèrement que les conséquences terriblement injustes de cette pandémie que nous traversons tous ensemble doivent tout d’abord nous inciter à renforcer notre solidarité.

Ce contexte nous invite donc à placer cette Assemblée Générale destinée à vous rendre compte de l’exercice de l’année 202O sous le signe de la fraternité.

Au moment où vous prendrez connaissance de cette convocation nous espérons sincèrement qu’aucune et qu’aucun d’entre vous ou d’entre vos proches n’est aujourd’hui affecté par le virus ou par le stress lié à des difficultés professionnelles et économiques en raison de la crise sanitaire et des conséquences psychologiques et sociales qui pourraient en résulter.

Si, dans ces circonstances, vous rencontriez des difficultés inhabituelles n’hésitez surtout pas à contacter l’OLES Japon pour un conseil ou pour une aide.

Au moment où nous vous adressons cette convocation nous sommes toujours dans une période où nous devons maintenir une vigilance soutenue pour éviter les risques de contamination du virus de la Covid-19 et de ses Variants. Pour cela nous devons donc continuer d’agir de manière responsable ; ainsi nous sommes tenus à respecter les consignes sanitaires recommandées par les autorités et les services publics.

En conséquence, dans l’impossibilité d’anticiper ce que sera la situation le 19 mars, le Conseil d’Administration a donc dû prendre la décision de tenir notre Assemblée Générale à distance en visioconférence sur Zoom.

L’ouverture de l’AG se fera à 17h30 et elle se terminera à 20h30. Le lien sera communiqué au plus tard la veille de l’Assemblée Générale à chaque adhérent(e) à jour de sa cotisation au 26 février 2021.

ORDRE du JOUR :

L’ordre du jour prévoit le rapport moral du président, une synthèse anonyme des cas traités au cours de l’exercice, le rapport financier du trésorier ainsi que le vote pour le renouvellement des Administrateurs et de l’Auditeur.

Nous rappelons que le mandat de tous les Administrateurs et de l’Auditeur prendra fin au moment de cette Assemblée Générale.

Nous invitons celles et ceux qui souhaitent pouvoir être reconduits dans leur mandat actuel, de même que les nouveaux candidats ou candidates aux postes d’Administrateur ou d’Auditeur à présenter leur candidature auprès du Président avant le 11 mars.  

Conformément à l’article 6-6 des statuts les membres à jour de cotisation pourront, s’ils le souhaitent, adresser par écrit leurs questions au président ou à la secrétaire générale jusqu’à 10 jours avant le jour de l’Assemblée Générale c’est-à-dire, au plus tard, jusqu’au 9 mars.

Pour pouvoir participer à l’AG, pouvoir voter et être éventuellement candidat-e à un poste d’Administrateur ou d’Auditeur, il faut être à jour de cotisation pour l’année 2021. Il est encore possible de régler sa cotisation pour l’année 2021 jusqu’à 21 jours avant la date de l’Assemblée Générale, soit au plus tard jusqu’au 26 février 2021.

Se mettre à jour de sa cotisation afin de pouvoir participer à l’AG du 19 mars.

L’adhésion est valable du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours.  

La cotisation individuelle est à partir de 1000-Yens mais elle est laissée à l’appréciation de chacun qui peut participer davantage au fonds de solidarité s’il le souhaite. Le règlement se fait de préférence par virement :

Coordonnées bancaires
Banque :三菱東京UFJ銀行 MUFG (0005)
Branche : 広尾支店 Hiroo Branch (047)
Compte : 普通預金 Futsu Account  Numéro: 0887933
Nom : シヤ)オレスシ゛ヤホ゜ン ou bien Shea) Oles Japon.
Code SWIFT: BOTKJPJT
Par précaution, merci de nous informer de votre virement par mail à :  info@olesjapon.org

RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS

Les statuts, Article 7-6, prévoient un renouvellement des Administrateurs et des Auditeurs à la clôture de l’Assemblée Générale du deuxième exercice suivant la création de l’OLES, Ippan Shadan Hojin (23 juillet 2019). Le mandat de tous les Administrateurs et de l’Auditeur prendra donc fin au moment de cette Assemblée Générale.

MODALITÉS POUR FAIRE ACTE DE CANDIDATURE

Les Administrateurs et les Administratrices qui souhaitent pouvoir poursuivre leur action au sein du CA de l’OLES ont la possibilité de postuler pour un nouveau mandat, de même, toute personne, à jour de sa cotisation pour l’année 2021, qui souhaite s’engager à servir l’OLES, peut être candidates ou candidats à un poste d’Administrateur ou d’Auditeur (Art.7-2). Les candidats devront répondre aux conditions d’éligibilité également prévue à l’Article 7-2 des statuts et ils/elles devront adresser, sur ‘’papier libre’’ leurs lettres de candidature au Président, qui en accusera réception (Art. 7-2), 8 jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale, soit le 11 mars 2021 (Art.7-2). L’acte de candidature sera adressé sous forme de fichier électronique attaché par E-mail à l’adresse : president@olesjapon.org

Les Administrateurs et Auditeurs seront élus pour une durée de deux (2) ans ; leurs mandats expireront à la clôture de l’Assemblée Générale ordinaire qui, sauf circonstances exceptionnelles, aura lieu en mars 2023.

MODALITÉS DE VOTE POUR LE RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS

Compte tenu des conditions exceptionnelles, qui, en raison de la crise sanitaire nous contraignent à tenir l’Assemblée Générale en visioconférence, la votation se fera par internet par un système sécurisé et garanti indépendant, à partir d’un bulletin de vote qui sera transmis par E-mail le 17 mars au plus tard à tous les adhérents à jour de cotisation. Le bureau de vote électronique sera ouvert à partir du jeudi 18 mars à midi jusqu’au 19 mars à 18 heures. Compte tenu de la souplesse offerte par le vote électronique et dans ces circonstances exceptionnelles, toutes les adhérentes et tous les adhérents à jour de cotisation qui le souhaitent auront donc la possibilité de pouvoir voter et recevront un Bulletin de Vote. Ceci permet de limiter le vote par procuration difficile à organiser et à contrôler par mode électronique. Les résultats seront annoncés à l’issue de l’Assemblée Générale.

Les Administrateurs/Administratrices élus prolongeront alors la visioconférence pour élire le président et participer à la désignation des membres du bureau. La composition du Bureau sera annoncée le soir même sur le site de l’OLES Japon

Nous souhaitons que, dans la situation de conjoncture actuelle, vous puissiez être nombreux, à participer cette année à l’Assemblée Générale de l’OLES Japon. Votre participation est toujours un témoignage important et apprécié de votre soutien aux actions de solidarité menées toute l’année en votre nom par l’OLES Japon pour répondre aux situations de détresses réelles qui existent dans la communauté française du Japon en particulier en cette période de crise. L’éloignement de son pays d’origine avec une possibilité de retour incertaines, l’absence du soutien de sa famille et de son entourage proche pour surmonter une période économiquement difficile peuvent être pour les plus fragiles cause de détresse et d’un sentiment d’isolement et d’angoisse profond. L’OLES agit en liaison avec les conseillers consulaires en complément de l’action conduite par les consulats de Tokyo et de Kyoto pour apporter des moyens complémentaires en termes financiers et humains. C’est pourtant avant tout grâce à la disponibilité de son réseau de bénévoles réparti sur l’ensemble du territoire japonais que l’OLES, avant tout, apporte le plus souvent un accompagnement humain qui généralement constitue déjà en lui-même une bonne partie de la réponse aux cas rencontrés. C’est de cette expérience dont nous souhaitons pouvoir vous rendre compte à l’occasion de notre Assemblée Générale annuelle.

Bien cordialement,

Yves Alemany                                                                                                    Ayano Kanezuka
Président OLES Japon                                                                                   Secrétaire Générale